Vivir Mejor – Teleantioquia – Julio 3 de 2012
Todos los negocios viven una
serie de etapas donde parten de una simple dea, su análisis y evaluación, su
apertura, crecimiento, consolidación, entre otras, hasta alcanzar determinado
grado de madurez, etapas en las cuales puede generar utilidades, crecimiento,
rentabilidad, o generar valor. Algunos
empresarios hablan de un año o de un año y medio para generar utilidades, otros
estudios hablan de 3 años a 5 años para un alto porcentaje de mortalidad, entre
muchos factores por problemas de capital, problemas de administración, problemas
de mercado y uno que puede ser muy sencillo pero de gran efecto es la falta de
información financiera completa, oportuna, veraz, confiable y separada de la
información personal. No todos los
empresarios logran separar la vida laboral de la vida personal.
Este artículo pretende mostrar la
importancia de separar las finanzas personales de las finanzas de la empresa
para lograr el éxito en ambas.
Las finanzas personales implican
ciertas reglas o fundamentales dentro de las cuales se destacan:
1. Páguese
a sí mismo: Ahorre
2. Controle
sus gastos
3. Ponga
el dinero a trabajar por usted:
Emprendimiento, inversión
4. Invierta
en su hogar y en educación
5. Controle
sus deudas
6. Realice
una adecuada planificación financiera y haga seguimiento a la misma
Cuando las personas logran
ahorrar, acumular un capital y poner un negocio o llevar a cabo una idea de
negocio a la realidad, deben incluir otras reglas fundamentales para continuar
con su crecimiento financiero y por lo tanto personal
1. Una
empresa es una persona que reúne capital y trabajo con ánimo de lucro,
diferente de sus propietarios y que tiene derechos y obligaciones. Independiente de la forma de organización y
responsabilidad, la empresa debe tener información completa, clara, confiable y
oportuna para tomar decisiones propias y de terceros.
2. En
un negocio pequeño, es muy normal que el control se realice en contabilidad de
caja, aunque existen entidades oficiales y no oficiales que apoyan en procesos
de formación para llevar una adecuada contabilidad del negocio, que les permita
tener una adecuada planeación financiera que conduzca a decisiones para el
crecimiento y permanencia
3. En
el negocio es fundamental tener claridad a preguntas como:
-
¿El negocio está generando utilidades?
-
¿Qué costos fijos y variables tiene mi negocio?
-
¿Cuál es el mejor producto o línea de mi
negocio?
-
¿Cómo puedo controlar algunos costos en el
negocio?
-
¿Cuánta caja debo mantener en el negocio?
-
¿Cuál es el punto de equilibrio en mi negocio?
-
¿Cuánto vale mi negocio?
-
¿Cómo puedo crecer más en mi negocio?
4. La
información contable permite dar respuesta a muchas de las preguntas
anteriores, pero debe ser una información completa, clara, fidedigna, oportuna
5. Lo
mínimo que debe tener usted en su negocio es un balance (lo que tengo y debo) y
un estado de resultados (lo que he vendido, mis costos y gastos y la utilidad
obtenida)
6. La
información oportuna me permite tomar decisiones a tiempo para solucionar
inconvenientes o aprovechar oportunidades de crecimiento y permanencia.
7. Al
analizar la información financiera, puedo encontrar escenarios de utilidades o
pérdidas y comenzar a establecer estrategias de incrementar los ingresos
mediante incremento de precios, cantidades o la combinación de ambas, además de
implementar estrategias de publicidades y promociones que permitan dicho
crecimiento, pero con un efecto en el negocio desde el punto de vista de los
costos. Otra estrategia es el control de
costos y gastos, aprovechar descuentos de proveedores, buscar alianzas
estratégicas, entre otros.
8. Los
costos fijos deben ser lo más controlados y asociados al negocio, teniendo en
cuenta cuales deben existir para incrementar los ingresos.
9. Los
costos y gastos del empresario deben ser separados totalmente del negocio, no
pueden cargarse egresos como el colegio de los niños, el mercado del hogar, los
servicios de la casa – entre otros – al negocio, ya que solo los costos y
gastos del negocio deben ser asociados al mismo. Lo que se sugiere es que el empresario si es
quien administra, se pueda poner un salario acorde al negocio que le permita
cubrir todos sus egresos personales separados de la contabilidad del negocio. Así mismo, en el negocio se debe incluir
egresos como servicios públicos, arrendamientos, impuestos y otros que pueden
estar compartidos o que se están cargando a gastos del hogar, cuando en
realidad surgen por la existencia del negocio.
10. Existen
otros costos que no generan salida de dinero, pero se acumulan provocando
gastos o salidas de recursos futuros. (depreciación, provisión prestaciones
sociales por ejemplo). En estos casos es
fundamental hacer una reserva de los recursos para los períodos de desembolso
de los mismos.
11. Deben
separarse los costos y la inversión.
Costo es todo egreso asociado al negocio para poder realizar la
actividad y generar ingreso. Inversión
está representada en la compra de bienes para el negocio pero que pueden
generar costos futuros al reponerlo y es allí donde surge la depreciación.
12. Es
fundamental calcular el punto de equilibrio, por ejemplo estimar los costos
fijos de arriendo, salarios, servicios públicos, impuestos y otros
identificados y determinar cuál debe ser el nivel de ventas para cubrir estos
costos y a partir de este, establecer la mejor línea o producto que puede
ayudar a alcanzar estas ventas para que el negocio se pueda sostener. Es claro que en ese punto de equilibrio debe
incluir el salario del administrador.
13. Cuando
no se tienen políticas para determinar precios de ventas, puede darse por el
mismo mercado, por ejemplo en negocios de productos de mercado, es muy normal
tener márgenes del 20% al 25%, pero teniendo siempre en cuenta los precios de
la competencia para que no se genere un efecto negativo entre los clientes,
además de hacer un seguimiento permanente a los costos porque pueden variar y
esto puede tener efecto en el precio de venta del producto.
14. Cuando
los productos pueden tener beneficios económicos al adquirir por volumen, es
importante tener en cuenta que se requiere un capital flotante para su
adquisición y mantenimiento en inventario y que dicho capital puede tener un
costo asociado.
15. Tener
control de todos los movimientos es fundamental. Controlar los ingresos, tanto de contado como
a crédito, además de seguimiento a la cartera.
Controlar los gastos tanto los de contado como los gastos por pagar
haciendo una planeación y programación de los pagos que permita su
cumplimiento, hacer un presupuesto con todos los costos y gastos fijos y sus
fechas de pago, hacer seguimiento a cada uno de estos presupuestos y controles
en forma periódica
CONCLUSIONES
a. Es
fundamental tener información oportuna, veraz, confiable del negocio
b. Poner
un salario en el administrador para cubrir sus gastos personales
c. Identificar
costos fijos y variables y calcular el punto de equilibrio del negocio
d. Hacer
planeación financiera del negocio y seguimiento permanente a la misma
e. Tener
mentalidad de empresario, usted es el jefe y socio de sus proveedores y
clientes
f.
Todo empresario debe tener unos elementos mínimos
de contabilidad para el registro de las operaciones y el análisis de los
resultados
g. En
lo posible tenga un programa o registro de facturación y un control de la
cartera
h. Trate
de comprar a crédito a sus proveedores hasta el mayor plazo y tenga planeación
financiera de sus pagos.
i.
Pida descuentos por pago por anticipado o
inclusive de contado
j.
Revise periódicamente los precios y los de su
competencia
k. No
contrate con el mismo proveedor, analice diferentes alternativas o diversifique
la compra de determinados productos en varios proveedores
l.
Negocie con sus proveedores y trate de ponerlos
a competir
m. Mantenga
inventario controlado, de forma que no pierda negocios pero tampoco tenga
fondos ociosos en su empresa
n. Separar
la información del negocio de los gastos personales del administrador, es
decir, los bienes y derechos del negocio, las obligaciones del negocio y la
parte del negocio que pertenece al inversionista o empresario
-
Mantenga cuentas bancarias y tarjetas diferentes
del negocio y personales
-
Utilice las cuentas del negocio solo en el
negocio y las personales en lo personal
-
Nunca incluya egresos de familia, diversión o
servicios de la casa en su negocio
-
Si es empleado, asígnese un salario que sea
depositado en su cuenta y de allí pueda cubrir todos sus desembolsos personales
-
Si por alguna razón tiene que poner recursos
personales en el negocio, regístrelo como cuenta por pagar y trate de cubrirlos
lo más rápido posible aún sin tener un costo financiero
-
Los empleados deben ser calificados y pagados de
igual forma, independiente que sean familiares, no tenga favoritismos
-
No mezcle sus relaciones familiares en el
negocio, mucho menos problemas o dificultades
-
Si tiene que retirarse temporal o definitivo,
tenga planeado su reemplazo
-
Al inicio no por llamarse Director tiene que
asignarse un salario exagerado
-
No utilice el personal del negocio en asuntos
personales
-
Busque proveedores que no estén en el círculo
familiar a menos que sea la mejor alternativa o alianza estratégica
-
Si incluye familiares en su negocio, tenga
claridad en las reglas y normas del negocio, considérelos como empleados
Saludos
Sergio Zapata
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Los profesionales de las áreas
administrativas y financieras están involucrados en decisiones de inversión,
financiación y manejo de recursos de tesorería por lo cual se hace fundamental
conocer los conceptos de mercados financieros, estructura del sistema
financiero, Bolsa de Valores, productos y servicios del mercado público de
valores tanto para decisiones de financiación en las emisiones de títulos a
través de las empresas, como en alternativas de inversión y conformación de
portafolios, evaluando los riesgos y características de los principales
instrumentos financieros.
