Manejo de las finanzas en los hogares que tienen negocio dentro de este para no mezclar dineros y que se vea la rentabilidad.

Vivir Mejor – Teleantioquia – Julio 3 de 2012

Todos los negocios viven una serie de etapas donde parten de una simple dea, su análisis y evaluación, su apertura, crecimiento, consolidación, entre otras, hasta alcanzar determinado grado de madurez, etapas en las cuales puede generar utilidades, crecimiento, rentabilidad, o generar valor.  Algunos empresarios hablan de un año o de un año y medio para generar utilidades, otros estudios hablan de 3 años a 5 años para un alto porcentaje de mortalidad, entre muchos factores por problemas de capital, problemas de administración, problemas de mercado y uno que puede ser muy sencillo pero de gran efecto es la falta de información financiera completa, oportuna, veraz, confiable y separada de la información personal.  No todos los empresarios logran separar la vida laboral de la vida personal. 

Este artículo pretende mostrar la importancia de separar las finanzas personales de las finanzas de la empresa para lograr el éxito en ambas.

Las finanzas personales implican ciertas reglas o fundamentales dentro de las cuales se destacan:

1.       Páguese a sí mismo:  Ahorre

2.       Controle sus gastos

3.       Ponga el dinero a trabajar por usted:  Emprendimiento, inversión

4.       Invierta en su hogar y en educación

5.       Controle sus deudas

6.       Realice una adecuada planificación financiera y haga seguimiento a la misma

Cuando las personas logran ahorrar, acumular un capital y poner un negocio o llevar a cabo una idea de negocio a la realidad, deben incluir otras reglas fundamentales para continuar con su crecimiento financiero y por lo tanto personal

1.       Una empresa es una persona que reúne capital y trabajo con ánimo de lucro, diferente de sus propietarios y que tiene derechos y obligaciones.  Independiente de la forma de organización y responsabilidad, la empresa debe tener información completa, clara, confiable y oportuna para tomar decisiones propias y de terceros.

2.       En un negocio pequeño, es muy normal que el control se realice en contabilidad de caja, aunque existen entidades oficiales y no oficiales que apoyan en procesos de formación para llevar una adecuada contabilidad del negocio, que les permita tener una adecuada planeación financiera que conduzca a decisiones para el crecimiento y permanencia

3.       En el negocio es fundamental tener claridad a preguntas como:

-          ¿El negocio está generando utilidades?

-          ¿Qué costos fijos y variables tiene mi negocio?

-          ¿Cuál es el mejor producto o línea de mi negocio?

-          ¿Cómo puedo controlar algunos costos en el negocio?

-          ¿Cuánta caja debo mantener en el negocio?

-          ¿Cuál es el punto de equilibrio en mi negocio?

-          ¿Cuánto vale mi negocio?

-          ¿Cómo puedo crecer más en mi negocio?

4.       La información contable permite dar respuesta a muchas de las preguntas anteriores, pero debe ser una información completa, clara, fidedigna, oportuna

5.       Lo mínimo que debe tener usted en su negocio es un balance (lo que tengo y debo) y un estado de resultados (lo que he vendido, mis costos y gastos y la utilidad obtenida)

6.       La información oportuna me permite tomar decisiones a tiempo para solucionar inconvenientes o aprovechar oportunidades de crecimiento y permanencia. 

7.       Al analizar la información financiera, puedo encontrar escenarios de utilidades o pérdidas y comenzar a establecer estrategias de incrementar los ingresos mediante incremento de precios, cantidades o la combinación de ambas, además de implementar estrategias de publicidades y promociones que permitan dicho crecimiento, pero con un efecto en el negocio desde el punto de vista de los costos.  Otra estrategia es el control de costos y gastos, aprovechar descuentos de proveedores, buscar alianzas estratégicas, entre otros.

8.       Los costos fijos deben ser lo más controlados y asociados al negocio, teniendo en cuenta cuales deben existir para incrementar los ingresos.

9.       Los costos y gastos del empresario deben ser separados totalmente del negocio, no pueden cargarse egresos como el colegio de los niños, el mercado del hogar, los servicios de la casa – entre otros – al negocio, ya que solo los costos y gastos del negocio deben ser asociados al mismo.  Lo que se sugiere es que el empresario si es quien administra, se pueda poner un salario acorde al negocio que le permita cubrir todos sus egresos personales separados de la contabilidad del negocio.  Así mismo, en el negocio se debe incluir egresos como servicios públicos, arrendamientos, impuestos y otros que pueden estar compartidos o que se están cargando a gastos del hogar, cuando en realidad surgen por la existencia del negocio.

10.   Existen otros costos que no generan salida de dinero, pero se acumulan provocando gastos o salidas de recursos futuros. (depreciación, provisión prestaciones sociales por ejemplo).  En estos casos es fundamental hacer una reserva de los recursos para los períodos de desembolso de los mismos.

11.   Deben separarse los costos y la inversión.  Costo es todo egreso asociado al negocio para poder realizar la actividad y generar ingreso.  Inversión está representada en la compra de bienes para el negocio pero que pueden generar costos futuros al reponerlo y es allí donde surge la depreciación.

12.   Es fundamental calcular el punto de equilibrio, por ejemplo estimar los costos fijos de arriendo, salarios, servicios públicos, impuestos y otros identificados y determinar cuál debe ser el nivel de ventas para cubrir estos costos y a partir de este, establecer la mejor línea o producto que puede ayudar a alcanzar estas ventas para que el negocio se pueda sostener.  Es claro que en ese punto de equilibrio debe incluir el salario del administrador.

13.   Cuando no se tienen políticas para determinar precios de ventas, puede darse por el mismo mercado, por ejemplo en negocios de productos de mercado, es muy normal tener márgenes del 20% al 25%, pero teniendo siempre en cuenta los precios de la competencia para que no se genere un efecto negativo entre los clientes, además de hacer un seguimiento permanente a los costos porque pueden variar y esto puede tener efecto en el precio de venta del producto.

14.   Cuando los productos pueden tener beneficios económicos al adquirir por volumen, es importante tener en cuenta que se requiere un capital flotante para su adquisición y mantenimiento en inventario y que dicho capital puede tener un costo asociado.

15.   Tener control de todos los movimientos es fundamental.  Controlar los ingresos, tanto de contado como a crédito, además de seguimiento a la cartera.  Controlar los gastos tanto los de contado como los gastos por pagar haciendo una planeación y programación de los pagos que permita su cumplimiento, hacer un presupuesto con todos los costos y gastos fijos y sus fechas de pago, hacer seguimiento a cada uno de estos presupuestos y controles en forma periódica

CONCLUSIONES

a.       Es fundamental tener información oportuna, veraz, confiable del negocio

b.      Poner un salario en el administrador para cubrir sus gastos personales

c.       Identificar costos fijos y variables y calcular el punto de equilibrio del negocio

d.      Hacer planeación financiera del negocio y seguimiento permanente a la misma

e.      Tener mentalidad de empresario, usted es el jefe y socio de sus proveedores y clientes

f.        Todo empresario debe tener unos elementos mínimos de contabilidad para el registro de las operaciones y el análisis de los resultados

g.       En lo posible tenga un programa o registro de facturación y un control de la cartera

h.      Trate de comprar a crédito a sus proveedores hasta el mayor plazo y tenga planeación financiera de sus pagos.

i.         Pida descuentos por pago por anticipado o inclusive de contado

j.        Revise periódicamente los precios y los de su competencia

k.       No contrate con el mismo proveedor, analice diferentes alternativas o diversifique la compra de determinados productos en varios proveedores

l.         Negocie con sus proveedores y trate de ponerlos a competir

m.    Mantenga inventario controlado, de forma que no pierda negocios pero tampoco tenga fondos ociosos en su empresa

n.      Separar la información del negocio de los gastos personales del administrador, es decir, los bienes y derechos del negocio, las obligaciones del negocio y la parte del negocio que pertenece al inversionista o empresario

-          Mantenga cuentas bancarias y tarjetas diferentes del negocio y personales

-          Utilice las cuentas del negocio solo en el negocio y las personales en lo personal

-          Nunca incluya egresos de familia, diversión o servicios de la casa en su negocio

-          Si es empleado, asígnese un salario que sea depositado en su cuenta y de allí pueda cubrir todos sus desembolsos personales

-          Si por alguna razón tiene que poner recursos personales en el negocio, regístrelo como cuenta por pagar y trate de cubrirlos lo más rápido posible aún sin tener un costo financiero

-          Los empleados deben ser calificados y pagados de igual forma, independiente que sean familiares, no tenga favoritismos

-          No mezcle sus relaciones familiares en el negocio, mucho menos problemas o dificultades

-          Si tiene que retirarse temporal o definitivo, tenga planeado su reemplazo

-          Al inicio no por llamarse Director tiene que asignarse un salario exagerado

-          No utilice el personal del negocio en asuntos personales

-          Busque proveedores que no estén en el círculo familiar a menos que sea la mejor alternativa o alianza estratégica

-          Si incluye familiares en su negocio, tenga claridad en las reglas y normas del negocio, considérelos como empleados

Saludos

Sergio Zapata